REMBOURSEMENT ET COMITÉ D'APPEL
Crédit financier ou compte au crédit:
Un crédit financier peut se retrouver dans votre compte pour plusieurs raisons: vous avez fait un paiement en trop; vous avez abandonné un ou des cours que vous avez déjà payés; vous avez reçu une bourse, etc. Votre relevé de compte, disponible sur uoZone, montre votre situation financière telle qu’elle est au moment même où vous le consultez.
Règles relatives aux droits:
Le Bureau des gouverneurs se réserve le droit de modifier, sans avis préalable, les droits universitaires et les règles visant les remboursements. Consultez les règles relatives aux droits de scolarité et autres pour en savoir davantage.Â
NOUVELLE DEMANDE DE REMBOURSEMENT:
- Pour présenter votre demande de remboursement, allez à Mes finances dans uoZone (uozone.uottawa.ca/) et sélectionnez «Demande de remboursement / Demande au Comité d’appel».
AVANT DE PRÉSENTER UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT... RAPPELS IMPORTANTS:
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Abandonnez d’abord votre cours avant la date limite dans le Calendrier universitaire.
Si vous décidez de ne pas suivre les cours auxquels vous vous êtes inscrit-e, vous devez vous en retirer officiellement avant la date limite dans le Calendrier universitaire. Si vous ne faites pas un retrait officiel avant les dates limites, vous perdez le droit de recevoir un crédit financier dans votre compte.
- Notez que votre crédit financier est appliqué automatiquement à tout montant que vous devez.
Si vous avez un compte en souffrance (c’est-à -dire que vous devez une somme quelconque à l’Université), votre crédit est appliqué à cette somme due. Ensuite, vous pouvez demander de vous faire rembourser tout crédit restant.Â
- Notez que votre crédit financier est appliqué automatiquement à vos droits pour la session suivante.
À moins que vous ne demandiez officiellement un remboursement, votre crédit financier est appliqué à votre prochaine inscription à l’Université. Si vous laissez le crédit dans votre compte, il est exempt de frais administratifs. Vous pouvez toutefois demander de vous le faire rembourser si vous ne devez aucune somme à l’Université. Dans ce cas, des frais administratifs de 25 $ sont déduits du montant qu’on vous rembourse.
- Notez les frais associés à une demande de remboursement.
Si une modification à votre choix de cours produit un crédit dans votre compte, le crédit est affecté automatiquement aux droits à payer pour votre prochaine inscription, sauf si vous soumettez une demande de remboursement officielle; dans ce cas, des frais administratifs de 25 $ sont déduits de votre remboursement, comme l’exige le barème des droits administratifs. Votre demande de modification/d’annulation d'inscription doit être enregistrée à votre dossier étudiant avant la date limite dans le Calendrier universitaire. Les autres demandes de remboursement (logement, bourse, paiement en trop, etc.) n’entraînent pas de frais administratifs.
- Vérifiez les règles régissant le remboursement des droits de résidence.
Le remboursement des droits de résidence est soumis aux dispositions de votre contrat de résidence. Par exemple, l’abandon de cours ou le retrait des études n’entraîne pas automatiquement l’annulation d’une réservation en résidence ou la résiliation d’un contrat de résidence en vigueur. De plus, votre acompte de réservation n’est pas remboursable. Pour en savoir plus sur le logement, veuillez consulter le site du Service du logement.
- Prenez connaissance des délais.
Le Service des finances a au moins 10 jours ouvrables pour étudier votre demande de remboursement et vous transmettre un remboursement. De plus, la production du chèque de remboursement peut prendre tout au plus une semaine, et les délais postaux dépendent de la destination. Si le délai s’annonce plus long que prévu, un agent d’information financière vous en préviendra.
Rappelons que les périodes d’inscription sont très occupées et entraînent des délais supplémentaires.
NOUVELLE DEMANDE AU COMITÉ D'APPEL:
- Pour présenter votre demande d'appel, allez à Mes finances dans uoZone (uozone.uottawa.ca/) et sélectionnez «Demande de remboursement / Demande au Comité d’appel».
AVANT DE FAIRE UNE DEMANDE AU COMITÉ D'APPEL:
- Abandonnez d’abord votre cours.
Le ou les cours pour lesquels vous faites une demande d’appel doivent déjà avoir été annulés dans votre dossier.
- Notez les preuves à l’appui devant accompagner votre demande.          Â
Si vous faites appel, votre demande doit traiter de circonstances exceptionnelles qui vous ont empêché d’enregistrer votre abandon de cours dans votre dossier étudiant avant les dates limites dans le Calendrier universitaire. Vous devez donc soumettre des pièces justificatives avec votre demande (notre application Web vous permet de soumettre vos preuves à l’appui comme pièces jointes). Les demandes d’appel non accompagnées de preuves à l’appui sont considérées comme incomplètes et sont refusées automatiquement
- Confirmez les situations traitées par le Comité d’appel
-> Maladie physique ou mentale: Votre état de santé  vous empêche d’assister aux cours. Â
Preuve à l’appui exigées : Veuillez faire remplir le certificat médical à cette fin par votre professionnel de la santé (ou soumettez une lettre d’appui du Service de counseling et de coaching de l’Université d’Ottawa); le certificat comprend votre nom, la date de l’absence et de retour aux études, la date de la consultation médicale et la signature du professionnel de la santé.
N.B. Si vous vous présentez à un cours pendant la période d'invalidité précisée sur votre certificat médical, vous ne pouvez plus fonder votre appel sur la maladie.
Si on remet en question l’authenticité du certificat médical, le Comité d’appel peut exiger qu’il soit validé par le Service de santé de l’Université d’Ottawa.
-> Situation de vie exceptionnelle : une situation sérieuse vous empêche d’assister aux cours. Â
Preuve à l’appui exigée: Vous devez soumettre des attestations de votre (vos) professeur(s) ou de votre faculté confirmant que vous n’avez pas assisté au(x) cours pour les cas ci-dessous. Pour le décès d’un membre de la famille, un certificat de décès est exigé; en cas de doute, le Comité d’appel se réserve le droit de demander d’autres preuves à l’appui.
- Situation imprévisible sérieuse
- Problème familial sérieux
- Décès d’un membre de la famille proche (Le terme ‘famille proche’ se limite aux personnes suivantes : la mère, le père, la mère nourricière, le père nourricier, la sÅ“ur, le frère, le conjoint ou la conjointe et les enfants, la belle-mère et le beau-père de l’étudiant ou l’étudiante)
- Divorce/séparation de l’étudiant ou l’étudiante
-> Autres situations :
Preuve à l’appui exigée: Vous devez soumettre une attestation d’études officielles ou un relevé de notes officiel provenant de l’autre institution pour le cas suivant:
- Inscription dans un autre établissement
Les demandes d’appel visant les comptes confiés au bureau de recouvrement interne et datant de plus de deux ans peuvent être acceptées afin de réduire la dette de l’étudiant; toutefois, aucun remboursement n’est accordé à l’étudiant.Â
- Confirmez les situations qui ne sont pas traitées par le Comité d’appel.
-> Le Comité d’appel ne traite pas les cas touchant :
- les cours professionnels
- la Faculté de médecine
- la mauvaise interprétation du Calendrier universitaire (Dates importantes et échéances)
- l’échec probable à un cours
- les résultats d’un examen de mi-session reçus après la date limite officielle d’abandon
- une tentative d’abandon sans succès avec l’outil d’inscription en ligne (Rabaska)
- les cours ne faisant pas partie du programme d’études
- les voyages
- les emplois
- les difficultés financières.
Le Comité d’appel se réserve le droit d’ajouter d’autres motifs.-> Certains cas doivent être soulevés auprès de votre faculté:
- Prenez connaissance des délais.
Le Comité a au moins 15 jours ouvrables pour étudier votre demande d’appel et pour vous transmettre sa décision par courriel. Si le délai va dépasser 15 jours ouvrables, un agent d’information financière vous en préviendra.Â
En temps normal, le Comité se rencontre aux deux semaines et il en arrive à une décision le jour même de la présentation du cas. La décision vous est communiquée par courriel au cours de la semaine suivant la réunion. Toutefois, le Comité peut parfois vouloir obtenir d’autres renseignements avant de prendre une décision. Dans ce cas, il tranche la question à la prochaine réunion.Â
Rappelons que les périodes d’inscription sont très occupées et entraînent des délais supplémentaires.
- Notez la composition du Comité d’appel.
Le Comité est composé de représentants du Service des finances, du Service du registraire, d’InfoService ainsi que des facultés du 1er cycle et de la Faculté des études supérieures et postdoctorales. Le quorum exige la présence de cinq membres, dont un représentant du Service du registraire et un représentant du Service des finances.
Le président ne vote pas, sauf en cas d’égalité des voix, mais a le droit de participer aux délibérations. Le directeur adjoint remplace le président en son absence ou nomme un délégué.
Le secrétaire du Comité ne vote pas et ne participe pas aux délibérations; ces fonctions sont de préparer les dossiers à présenter au Comité, organiser les rencontres et rédiger la réponse à l’étudiant selon la décision du Comité.Â
- Prenez connaissance des conditions à remplir et du processus pour en appeler d’une décision du Comité d’appel.
Si la décision n’est pas satisfaisante à votre avis et vous avez de nouveaux renseignements qui pourraient la faire changer ou l’influencer la décision, vous pouvez en faire appel auprès du Comité d’appel. Dans ce cas, vous devez soumettre une autre demande en vue de faire revoir votre cas à la lumière de vos nouveaux renseignements et nouvelles pièces justificatives.
Si aucun nouveau renseignement n’accompagne votre demande de révision, elle est considérée comme incomplète et doit être rejetée.
Si la décision reste la même et vous souhaitez faire appel à nouveau, le deuxième pallier d’intervention est le directeur adjoint des comptes étudiants au Service des finances.
Le troisième et dernier pallier d’appel est le vice-recteur associé aux ressources financières.