ÉTUDIANTS PARRAINÉS
Pour faciliter la lecture, le genre masculin est utilisé sans discrimination dans ce texte.
Lorsque des étudiants inscrits dans un programme à l’Université d’Ottawa sont parrainés et que leurs droits universitaires sont payés par un organisme externe (employeurs, organisations non gouvernementales, organismes gouvernementaux, organisations internationales, etc.), ils doivent en aviser l’Université au moins un mois avant le début des cours.
Les organismes parrains doivent fournir une lettre d’autorisation officielle pour que l’Université d’Ottawa puisse leur facturer directement les droits de scolarité et les autres frais obligatoires de l’étudiant. Cette lettre doit contenir les informations suivantes:
- Le nom et l’adresse de l’organisme parrain
- Le nom et le numéro de téléphone d’une personne ressource
- Le nom de l’étudiant
- Le numéro d’étudiant
- La période couverte par le contrat La durée du contrat
- Le montant maximum de l’entente  si  applicable
- Le programme dans lequel l’étudiant est inscrit
- La signature d’un responsable
Cette lettre doit être envoyée par courriel à l’adresse finance@uOttawa.ca, par télécopieur au 613-562-5988 ou par la poste à l’adresse suivante:
Comptes étudiants
Université d’Ottawa
Services des finances
550, rue Cumberland, pièce TBT021
Ottawa (Ontario) Â K1N 6N5
Pour de plus amples renseignements concernant les droits universitaires, veuillez consulter le site Web du Service du registraire.
Dès la réception du contrat ou de la lettre d’autorisation officielle de l’organisme parrain, l’Université vérifie l’admissibilité de l’étudiant et les conditions de l’entente.
Les factures sont envoyées directement au parrain pendant toute la durée du contrat et selon les conditions de l’entente.
Les factures sont toujours établies en dollars canadiens.
Tout paiement en trop ou tout crédit découlant d’une modification du choix de cours de l’étudiant est remboursé au parrain.
À l’expiration de l’entente, l’Université envoie un courriel informatif au parrain. Toutefois, il revient à l’étudiant d’engager les discussions avec son parrain sur les modalités de renouvellement de son contrat le cas échéant.
Renseignements pour les étudiants
En tant qu’étudiant  parrainé, vous devez vous assurer que la lettre de parrainage parvient à l’Université d’Ottawa (section des comptes étudiants) au moins un mois avant la date limite de paiement des droits universitaires pour permettre de bien coordonner le processus de facturation à l’organisme parrain et pour vous éviter les pénalités de retard de paiement et le blocage de votre compte.
Vos droits doivent être payés dans les délais prescrits. Vous devez donc vérifier régulièrement votre compte étudiant à partir d’uoZone pour vous assurer que votre parrain paie vos droits universitaires. En cas de non-paiement, nous vous recommandons de communiquer avec votre parrain pour vous informer de la situation. Â
Vous devez vous renseigner auprès de votre parrain pour connaitre les conditions et la durée de l’entente. Les frais qui ne sont pas couverts par le parrain sont votre responsabilité. Tout solde impayé demeure votre responsabilité; des frais de retard et des intérêts peuvent s’appliquer en cas de non-paiement.
Vous avez aussi la responsabilité de faire votre inscription avant les dates limites. Les frais de retard découlant d’une inscription tardive sont facturés directement à votre organisme parrain. Pour en savoir davantage, veuillez consulter le site des dates importantes et échéances.
Conformément à la politique de confidentialité de l’Université d’Ottawa, si vous désirez que des renseignements relatifs à votre compte financier, votre programme d’études et vos cours soient divulgués à votre parrain, vous devez donner votre autorisation par écrit, en faisant parvenir à la section des comptes étudiants le formulaire d'autorisation pour la divulgation de renseignements à une tierce personne.
Si vous participez à un régime d’assurance maladie ou dentaire comparable aux régimes de l’Université d’Ottawa, vous pouvez renoncer aux régimes universitaires à partir de votre compte uoZone, en respectant les dates limites établies.
Si vous êtes un étudiant de l’étranger, l’adhésion au Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU) est obligatoire et constitue une condition essentielle de l’inscription. Si vous êtes couvert par un régime d’assurance autre que celui offert par l’Université d’Ottawa, vous devez soumettre une preuve d’assurance au Bureau international de l’Université d’Ottawa. Autrement, vous serez dans l’obligation d’acquitter ces frais.
À l’expiration de l’entente de parrainage, aucune facture n’est envoyée à l’organisme parrain. Ainsi, si votre cycle d’études n’est pas terminé et que vous devez vous inscrire à d’autres sessions, vous devez initier les démarches auprès de votre organisme parrain pour renouveler l’entente de parrainage.
Si vous devez soumettre un relevé de notes pour le renouvellement de l’entente de parrainage, faites-en demande auprès d’InfoService. Toutefois, si vous avez un solde impayé et que votre compte est bloqué, vous devez communiquer avec l’agent responsable des étudiants parrainés au Service des finances, section des comptes étudiants.
Renseignements pour les organismes parrains
En tant qu’organisme parrain, votre responsabilité consiste à fournir une lettre d’autorisation officielle ou un contrat confirmant la prise en charge des droits universitaires de l’étudiante parrainé. Cette lettre doit indiquer clairement les conditions et la durée de l’entente.
Vous devez effectuer les paiements selon les factures émises par l’Université à votre attention. En raison des conditions de l’entente, il se pourrait que la facture de l’étudiant diffère de celle qui vous est soumise. Si des modifications sont apportées à la facture en cours de session parce que l’étudiant abandonne ou ajoute un cours, vous recevrez alors une facture révisée.
Il est important de respecter les dates d’échéance indiquées sur chaque facture. Pendant la session, l’étudiant reçoit des communications par courriel s’il y a un solde à son compte. Un compte en souffrance peut empêcher l’étudiant de s’inscrire à d’autres cours ou d’obtenir des documents officiels de l’Université d’Ottawa. Dans de tels cas, il se pourrait qu’un agent financier des comptes étudiants fasse un appel de courtoisie pour vous informer de la situation. Si la dette n’est pas honorée, l’Université se réserve le droit d’annuler l’entente à sa discrétion. L’étudiant est alors tenu d’acquitter le montant dû sans délai. Des frais de retard et des intérêts pourraient s’appliquer.
Paiements
Pour de plus amples renseignements sur les méthodes de paiement pour acquitter les droits universitaires d’un étudiant parrainé, veuillez consulter la page Web intitulée Méthodes de paiement.
Les paiements reçus en dollars américains sont convertis au taux de change en vigueur à la date de réception. Tout gain ou perte de change résultant de la conversion est appliqué au compte de l’étudiant.
Les paiements reçus d’un organisme pour un étudiant sans contrat ou lettre de parrainage sont traités comme des paiements reçus d’un tiers et non d’un parrain. Les frais de retard et les intérêts imposés après les dates limites de paiement publiées ne sont pas annulés et deviennent la responsabilité de l’étudiant.
Remboursement
Si un étudiant se retire de son programme ou abandonne un cours, ou encore prend toute autre action entraînant un crédit dans son compte, l’Université analyse le dossier et rembourse le montant en trop au parrain s’il y a lieu.
Dans le cas d’un paiement reçu par virement bancaire international, le montant en trop est retourné à la banque d’où provenait le paiement initial.
Pour savoir comment effectuer une demande de remboursement, veuillez consulter le site Remboursement et comité d'appel.