Service des finances
Ce document a pour but de clarifier les responsabilités et les rôles du Service des finances au sein de l'Université.
L'équipe du Service des finances regroupe l'administration et la direction du Service et les secteurs comptabilité, recherche et fiducie, Service de la paye, comptes-clients et perception. Dans l'esprit des principes directeurs, le lien entre le personnel administratif centralisé (qui travaille dans les unités centrales) et le personnel administratif décentralisé (qui travaille directement dans les facultés et autres services) forme le noyau de l'équipe des services administratifs (ÉSA) de l'Université.
Nous considérons que ce qui distingue le Service des finances des unités décentralisées, c'est la vue d'ensemble et la responsabilité de rendre compte des activités financières de l'Université.
Raison d'être du Service des finances
Facteurs critiques
Responsabilités et objectifs du Services des
finances
RAISON D'ÊTRE DU SERVICE DES FINANCES
Le service des finances de l'Université d'Ottawa :
- Assure une planification et une gestion saine des ressources financières pour l'ensemble de l'Université :
- en établissant des normes et procédures comptables pour l'ensemble de l'Université;
- en gérant les ressources selon de saines pratiques commerciales;
- en assurant la perception sans tarder des revenus que produisent les activités de l'Université et en assurant le recouvrement des coûts pour l'Université, lorsqu'il y a lieu, aux termes de ses contrats et ses subventions;
- en effectuant les paiements aux fournisseurs au moment opportun afin de maximiser les liquidités;
- en fournissant aux gestionnaires les outils et la formation dont ils et elles ont besoin pour bien gérer leurs ressources financières;
- en exerçant une surveillance continue pour assurer le respect des normes établies.
- Apporte aux facultés et services le soutien comptable et financier nécessaire pour qu'ils puissent mener à bien leur mission de service, de recherche ou d'éducation.
- Fait rapport sur l'emploi des ressources financières par l'Université d'une façon qui réponde aux exigences particulières des intervenants et qui démontre la responsabilité de l'Université à ce chapitre.
FACTEURS CRITIQUES
Pour réussir à exécuter notre mandat et à satisfaire aux exigences de notre clientèle, nous devons :
- bien comprendre les besoins de notre clientèle;
- créer un esprit d'équipe fondé sur la coopération, la confiance et l'appui mutuels entre le personnel administratif centralisé et décentralisé en tentant d'éviter le dédoublement des tâches;
- former et maintenir une main-d'oeuvre qualifiée et compétente;
- faire en sorte que les rôles et les responsabilités dans la gestion des ressources soient clairement définis et que les principaux intéressés les comprennent bien;
- concevoir et mettre en application des normes de gestion et d'administration financière;
- concevoir et appliquer efficacement des solutions technologiques aux défis que présente la gestion des ressources à l'Université.
RESPONSABILITÉS ET OBJECTIFS DU SERVICE DES FINANCES
Établir des règlements et méthodes de nature financière et assurer le respect des règlements et méthodes de l'université et des normes des agences accordant des fonds de recherche :
- maintenir des contrôles internes adéquats;
- assurer l'utilisation saine des fonds de l'université, en conformité avec les règlements de l'université et des agences externes;
- relever les exceptions et travailler avec le gestionnaire pour y trouver une solution;
- offrir aux gestionnaires notre expertise financière dans l'exercice de leurs fonctions.
- déterminer les règles d'affaire, assurer le développement et le maintien des systèmes financiers (MSA, SIS-comptes-clients, FORM);
- établir des règlements et méthodes sur les procédures à suivre et les communiquer;
- assurer un soutien comptable et financier aux gestionnaires (conseiller, formateur);
- produire des relevés financiers périodiques fiables et en temps opportun;
- assurer l'exactitude et l'enregistrement rapides des données au grand livre;
- identifier et évaluer les risques reliés à certaines activités;
- identifier rapidement les situations anormales et prendre les mesures qui s'imposent pour réduire l'impact des dommages.
- préparer les états financiers de l'Université et du fonds de pension conformément aux normes comptables;
- préparer les états financiers COFO et plusieurs autres rapports financiers destinés au Ministère de l'Éducation et de la Formation et aux autres intervenants;
- préparer les rapports financiers, réclamations et factures destinés aux agences qui accordent des fonds de recherche.
- contrôler efficacement le "cash-flow" de l'Université;
- planifier l'utilisation des fonds (entrées et sorties) à moyen et à long terme;
- effectuer les déboursés en temps opportun;
- assurer la perception rapide des revenus que produisent les activités de l'université;
- effectuer des placements financiers judicieux;
- coordonner les activités reliées à la gestion du fonds de pension.